Nos dirigimos a usted para informarle sobre inminente lanzamiento de la nueva versión 4.0 de nuestro módulo Facturación dentro de Gestor Intermega, una actualización fundamental que incorpora los requisitos exigidos por el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (RD 1007/2023) (Ley Verifactu) y la Ley Antifraude. Le enviamos este comunicado para que conozca los cambios incorporados en esta versión antes de proceder a la instalación.
Le recordamos que usted, como obligado tributario, dispone de un período de adaptación a dichas normativas hasta el 01/01/2026 en caso de empresas, o bien hasta el 01/07/2026 en el caso de autónomos. Lo que le permite decidir cuándo realizar la actualización para adoptar los cambios que incorpora la presente versión y de sus necesidades operativas. Esta versión garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales que establecen que los sistemas informáticos de facturación deben asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Modificaciones Fundamentales que cambian la forma de trabajar: Imposibilidad de Modificar Facturas Emitidas y emisión de facturas en el día
El cambio más significativo que debe conocer es que la ley antifraude obliga a los programas de gestión a impedir la modificación y destrucción de registros de facturación. A partir de esta versión, no será posible modificar facturas una vez que hayan sido emitidas, cumpliendo así con las exigencias normativas de inalterabilidad de los registros. Así mismo, la fecha de emisión de las facturas será la del día, no se podrá facturar con fecha anterior ni posterior.
Dado el funcionamiento de nuestro software —que no genera facturas con cada movimiento de forma automática, sino que acumula los datos y permite emitir las facturas al final del ciclo de facturación—, la información ya se encuentra revisada y contrastada antes de proceder a su emisión, lo que reduce considerablemente la probabilidad de errores.
Aun así, se recomienda tomar precauciones adicionales en el momento de generar las facturas y revisar toda la información detenidamente.
Si a pesar de las precauciones adicionales se comete un error y la factura no es correcta, si bien no podrá modificarla si que podrá emitir una factura rectificativa.
Cambio de Centro de Facturación a Obligado Tributario
La norma exige que cada registro de facturación incluya un número de identificación fiscal, así como los nombres y apellidos de la persona que está obligada a hacer la factura. Por este motivo, hemos modificado el concepto «Centro de Facturación» por «Obligado Tributario».
A partir de esta versión será obligatorio:
- Seleccionar un obligado tributario identificado con NIF para poder trabajar en el sistema.
- Añadir NIF y Nombre completo del obligado en la ficha correspondiente.
- Verificar el nombre con la Agencia Tributaria utilizando el botón habilitado para este propósito.
Podrá crear múltiples obligados tributarios con el mismo NIF pero diferentes series de numeración, manteniendo la flexibilidad organizativa mientras cumple con los requisitos legales de identificación.
Visualización permanente del obligado tributario: Como exigencia normativa de trazabilidad, el sistema mostrará permanentemente en la parte inferior derecha de la pantalla principal la información del obligado tributario seleccionado (nombre y NIF), garantizando que siempre tenga presente con qué identidad fiscal está trabajando.
Le recomendamos identificar claramente los obligados tributarios exentos de VERIFACTU (como aquellos destinados a pruebas o sujetos al SII) incorporando esta información en el nombre para facilitar su gestión posterior.
Activación Individual de VERIFACTU
A partir del 1 de enero de 2026, si se trata de contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del 1 de julio de 2026 para otros obligados tributarios, todos aquellos que utilicen software de facturación deberán asegurarse de que sus sistemas cumplen con los nuevos requisitos.
Estas son fechas límite obligatorias, aunque podrá activar VERIFACTU voluntariamente cuando lo considere oportuno sin esperar a dichas fechas.
ATENCIÓN: Decisión irreversible
La activación de VERIFACTU requiere informar la fecha de activación en la ficha del obligado tributario. Esta fecha es extremadamente relevante porque la siguiente factura que genere posterior a esa fecha se enviará automáticamente a la Administración Pública, quedando activado definitivamente el sistema para ese NIF.
Esta acción no puede deshacerse bajo ninguna circunstancia.
Requisitos para la activación:
- Certificado digital válido: Necesitará un certificado de cliente o de autorizado (verificando el apoderamiento suficiente).
- Envío obligatorio continuo: Una vez activado, todas las facturas de ese NIF deberán enviarse a VERIFACTU, tanto en este programa como en cualquier otro.
El programa incluye un modo TEST que permite trabajar enviando facturas a los servidores de pruebas de AEAT, obteniendo registros de facturación y status como en el modo real, pero sin validez legal de los códigos QR.
Registro de Eventos y Trazabilidad
Para cumplir con la normativa antifraude, el programa graba automáticamente un registro de eventos con todas las actividades del sistema, incluyendo:
- Inicios de sesión de usuarios
- Creación de facturas y borradores
- Subsanaciones y modificaciones antes de la emisión
- Envíos a VERIFACTU y respuestas recibidas
- Cualquier operación relevante para la trazabilidad fiscal
Este registro de eventos no puede ser modificado y debe conservarse para cumplir con las obligaciones de trazabilidad establecidas por la ley.
Registro de Facturación
La ley obliga a mantener un registro de facturación detallado para cada factura emitida. Este registro contiene la información estandarizada que se remite a la Agencia Tributaria y constituye la base del sistema VERIFACTU.
El registro de facturación incluye los datos obligatorios de cada factura junto con información adicional de seguridad, identificación del sistema y fechas de generación. Podrá consultar este registro en cualquier momento desde el programa, visualizando el estado de cada envío a VERIFACTU y verificando si la transmisión se realizó correctamente.
Además, para mayor comodidad en su trabajo diario, el estado definitivo de envío para cada factura se ha incorporado directamente a la lista de facturas emitidas del programa de facturación, permitiéndole ver de un vistazo el estado de todas sus facturas sin necesidad de acceder a consultas adicionales.
Adaptado para Trabajar sin Preocupaciones
El programa está diseñado para que no necesite comprobar constantemente el estado de envío de cada factura. El sistema le avisará automáticamente de cualquier error o problema que pueda surgir durante el proceso de transmisión a VERIFACTU.
Si no recibe ningún aviso, significa que todo está funcionando correctamente. Esta funcionalidad le permite concentrarse en su trabajo diario con la tranquilidad de que el sistema se encarga de monitorizar los envíos y solo le notificará cuando requiera su atención.
Facturas con Código QR Obligatorio
Una vez activado VERIFACTU, las facturas deben incorporar un código QR y, en su caso, una leyenda de «factura verificable». Este código permite al receptor verificar que la factura consta en los sistemas de Hacienda.
Modificación de modelos de factura: La aplicación le permite modificar sus modelos actuales de facturas para insertar los códigos QR y la leyenda VERIFACTU, adaptando así sus plantillas existentes a los nuevos requisitos normativos.
Preparación para la Transición
Para facilitar esta adaptación, le recomendamos:
- Verificar sus certificados digitales y que funcionan correctamente.
- Utilizar el modo TEST para realizar pruebas exhaustivas.
- Planificar cuidadosamente la fecha de activación, considerando que es irreversible.
- Formar a su equipo en los nuevos procedimientos.
Cumplimiento Obligatorio
Esta actualización no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también proporciona mayor seguridad, trazabilidad y control sobre sus procesos de facturación. Nuestro equipo de soporte técnico está disponible para acompañarle en esta transición y resolver cualquier duda durante el proceso de adaptación.